2.2.1. Menjalankan Perangkat Lunak Lembar Sebar
Berikut ini ditampilkan dua cara memulai operasi lembar sebar yang sering digunakan :
- Pertama menggunakan sistem operasi windows lembar sebar yang digunakan Microsoft Excel.
- Kedua menggunakan sistim operasi linux lembar sebar yang digunakan open office Calc
Cara menjalankan lembar sebar adalah:
Sistem operasi Windows
Sistim operasi Linux
1. Klik Start
1. Klik Program
2. Klik Microsoft Excel
1. Klik Main Menu / K Menu
2. Klik OpenOffice.org
3. Klik OpenOffice Calc
Gambar 2.1 Menjalankan lembar sebar
Jendela Aplikasi Excel atau OpenOffice Calc akan terbuka, seperti berikut :
Lembar Kerja
Gambar 2.2a. Jendela Aplikasi Excel Gambar 2.2b. Jendela Aplikasi OpenOffice Calc
Gambar 2.2. Tampilan Lembar Sebar
3.2. Mengenali menu, membuat, membuka dan menyimpan file.
3.2.1. Mengenal Bagian-bagian Lembar sebar
Untuk OpenOffice.org Calc dari linux memiliki bagian-bagian yang persis sama dengan Excel.
Baris Judul
Cell Pointer
Row
Column
Menu Bar
Toolbar
Scroll BarGambar 3.1 Bagian-bagian lembar sebar
Ketika Microsoft Excel atau OpenOffice Calc diaktifkan maka sebuah buku kerja (workbook) kosong akan terbuka, siap untuk digunakan. Buku kerja baru tersebut terdiri dari 3 lembar kerja (Sheet) yang diwakili melalui tab lembar kerja (tab sheet) yang terletak di jendela aplikasi paling bawah. Jumlah Sheet dalam tiap workbook dalam ditambah atau dikurangi sesuai dengan kebutuhan. Tiap lembar kerja dalam buku kerja, terdiri dari 256 kolom dan 65536 baris.
Kolom diwakili oleh huruf, A, B, C,D ……, sedangkan baris diwakili oleh angka 1, 2, 3,…. Sampai 65536. perpotongan antara baris dan kolom disebut Cell. Cell diberi nama menurut posisi kolom dan baris pada lokasinya. tentang
konsep yang digunakan dalam lembar sebar yaitu: Konsep WORKBOOK. Workbook merupakan kumpulan dari sheet sedangkan lembar kerja yang terdapat dalam sheet disebut worksheet.
Biar lebih mudah dalam pemahaman, bayangkan saja Workbook itu sebuah buku tulis, dimana setiap buku terdiri dari beberapa halaman untuk menulis. Kita dapat menulis dihalaman 1 ( sheet 1 ), halaman 5 ( sheet 5 ), halaman 10 ( sheet 10 ) dan seterusnya. Bukunya disebut Workbook dan halaman - halamannyanya disebut Sheet, dan halaman tempat menulis disebut dengan Worksheet.
3.2.2. Membuat Buku Kerja Baru
Apabila ingin membuat buku kerja (file) yang baru yang masih kosong, dapat dilakukan dengan:
1) Klik menu File
2) Pilih New (Ctrl + N)
Tabulasi SheetApabila memerlukan lembar kerja yang baru pada buku kerja yang sedang digunakan, cukup dilakukan dengan cara memilih tabulasi sheet yang terletak dibawah lembar kerja, yang nama nya Sheet 1, Sheet 2, Sheet 3, dst.
Gambar 3.2 Membuat Buku kerja baru
3.2.3. Menyimpan Buku Kerja
Agar data yang sudah dibuat di buku kerja dapat dibuka lagi dilain waktu harus dilakukan penyimpanan buku kerja.
Langkah penyimpanan buku kerja adalah sebagai berikut:
1) Klik menu File, pilih Save atau tekan Ctrl + S, bisa juga dengan klik gambar disket yang ada pada toolbars standard, hingga tampil kotak dialog Save As
2. Klik di tab Save in untuk memilih drive tempat data yang akan disimpan
3. Klik di File Name untuk memberi nama File, misal: Modul KKPI-5
4. Klik Save untuk menyimpan File ke drive yang dipilih.
5. Jika ingin membatalkan penyimpanan Buku Kerja Klik Cancel
Gambar 3.3. Kotak dialog menyimpan Buku Kerja
3.2.4. Membuka Buku Kerja yang Pernah Disimpan
File buku kerja yang telah tersimpan dapat dibuka dengan cara:
1). Klik menu File, pilih Open atau tekan Ctrl + O , hingga tampil kotak dialog open seperti dibawah ini :
2. Klik Drive untuk memilih drive tempat data tersimpan
3. Klik salah satu file, misalnya Alat
4. Klik Open untuk membuka File dengan nama Alat.
Menutup Lembar Sebar
Gambar 3.4 Kotak dialog pembuka Dokumen
3.2.5. Menutup Buku Kerja
Untuk menutup Buku Kerja ada dua cara :
Cara pertama :
1. Klik tombol close Window yang terdapat disudut kanan atas jendela lembar sebar tersebut.
2. Klik yes jika ingin menyimpan dokumen dan klik no jika tidak ingin menyimpan.
Gambar 3.5a. Menutup Buku kerja lewat tombol
Cara kedua :
1. Klik menu File
2. Klik Close, maka akan muncul pertanyaan apakah file akan disimpan sebelum ditutup.
3. klik yes jika ingin menyimpan dokumen dan klik no jika tidak ingin menyimpan dokumen.
Gambar 3.5.b. Menutup Buku kerja lewat Menu
Gambar 3.5. Menutup Buku Kerja
3.2.6. Keluar dari Lembar Sebar
Cara kedua:
1. Klik Tombol Close yang terdapat di sudut kanan atas.
Untuk mengakhiri bekerja dengan lembar sebar ada dua cara :
Cara Pertama:
1. klik menu File, kemudian klik Exit ;
Gambar 3.6 Keluar dari Lembar SebarGambar 3.6a. Keluar dari Lembar Sebar Gambar 3.6b. Keluar dari Lembar Sebar Menggunakan Menu Menggunakan Tombol
4.2. Melakukan Editing Sederhana, Kolom dan Baris
4.2.1. Mengenal penunjuk sel lembar sebar (Cell Pointer)
Tombol
Keterangan
←↑→↓
Pindah satu sel ke kiri, kanan, atas atau bawah
Enter
Pindah satu sel ke bawah
Home
Pindah ke kolom A pada posisi baris yang aktif
Ctrl + Home
Pindah ke sel A1 pada lembar kerja yang aktif
Ctrl + End
Pindah ke posisi sel terakhir yang sedang digunakan
PgUp
Pindah satu layer ke atas
PgDn
Pindah satu layer ke bawah
Alt + PgUp
Pindah satu layer ke kiri
Alt + PgDn
Pindah satu layer ke kanan
Ctrl + PgUp
Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar kerja berikutnya
Ctrl + PgDn
Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar kerja sebelumnya
4.2.2. Editing Buku Kerja
Setiap lembar sebar, termasuk Microsoft excel, pertemuan antara kolom dan baris disebut dengan CELL.
Contoh : E5 artinya pertemuan antara kolom E dan baris ke-5. Sedangkan RANGE adalah daerah tertentu ( kumpulan dari beberapa cell ). Contoh : A3:G3 (dibaca A3 sampai G3).
Sekarang kita akan belajar memasukkan data – data ke dalam worksheet. Sebagai contoh kita akan memasukkan data singkat dibawah ini :
Langkah-langkah Memasukkan Data
1. Aktifkan program lembar sebar
2. Letakkan pointer di A1, ketik No, tekan enter
3. Penekanan enter akan membuat No melompat ke dalam worksheet (dalam contoh ini ke A1), dan pointer langsung lompat ke baris berikutnya, dalam contoh ini ke A2. Langsung ketik angka 1
4. Bawa pointer ke B1 dengan anak panah kanan, ketik Nama, tekan enter
5. Setelah di enter, pointer lompat ke B2, ketik Nia Kurniati enter
6. Bawa pointer ke C1 dengan anak panah kanan, ketik Umur enter
7. Pointer lompat ke C2, ketik 21 enter
8. dst.
Gambar 4.1. Tampilan Hasil Masukan Data
4.2.3. Mengubah isi data cell
Misalkan isi cell B2 yang berisi Nia Kurniati akan diedit menjadi Nia Kurniaty:
1) Pindahkan pointer ke cell B2
2) Tekan tombol F2.
3) Maka kursor akan berada pada cell tersebut
4) Sekarang ganti i dengan y
5) Setelah selesai tekan enter.
4.2.4. Menghapus Data
Cara untuk menghapus data yaitu :
1) Pindahkan pointer ke cell yang isinya akan dihapus.
(Untuk memindah pointer selain menggunakan tombol di keyboard, kita dapat juga mengklik langsung cell yang bersangkutan dengan cara arahkan mouse pointer ke cell yang akan dihapus kemudian klik tombol kiri mouse).
2) Kemudian tekan tombol delete atau del
3) Maka isi cell akan terhapus.
4.2.5. Mengeblok Data
Salah satu cara untuk memperbaiki tampilan data adalah dengan mengeblok terlebih dahulu data yang akan diubah formatnya, misalnya ingin menebalkan, menambah garis bawah, mengcopy, memindah dan lain-lain.
Mengeblok data dapat dilakukan dengan berbagai cara :
4.2.5.1 Mengeblok data dengan tombol Shift
Perintah
Fungsi
Tekan Shift (jangan dilepas) lalu tekan →
Mengeblok Satu sel di sebelah kanan pointer
Tekan Shift (jangan dilepas) lalu tekan ←
Mengeblok Satu sel di sebelah kiri pointer
Tekan Shift (jangan dilepas) lalu tekan ↑
Mengeblok Satu sel di sebelah atas pointer
Tekan Shift (jangan dilepas) lalu tekan ↓
Mengeblok Satu sel di sebelah bawah pointer
Tekan Shift + Page Down
Mengeblok 1 kolom perlayar ke bawah
Tekan Shift + Page Up
Mengeblok 1 kolom perlayar ke atas
4.2.5.2. Mengeblok Data dengan tombol Mouse
1) Letakan tanda mouse diawal blok misal cell B2
2) Drag (tekan tombol kiri mouse dan jangan dilepas) ke bawah sampai baris blok terakhir misal cell E8
Gambar 4.2a. Mengeblok data dengan Mouse
4.2.5.3. Mengeblok Seluruh lembar kerja
1) Letakan tanda mouse di pojok kiri atas (di kiri kolom A, diatas baris 1) sampai muncul tanda
2) Klik 1 x (jika seluruh daerah di lembar kerja tersebut diblok maka yang terblok adalah A1 sampai dengan IV65536
Gambar 4.2b. Mengeblok Seluruh Lembar Kerja
Gambar 4.2. Mengeblok Data
4.2.6. Mengatur format tampilan huruf
1) Tempatkan pointer pada sel atau blok range yang isinya yang akan dibentuk
2) Klik menu Format
3) Klik submenu Cell (Ctrl + 1)
4) Tampil: Dialog box format cell
Gambar 4.3. Kotak dialog fomat cells font
5) Klik tab Font
6) Pada tombol drop_down Font, pilih dan Klik jenis bentuk huruf yang diinginkan
7) Pada tombol drop_down Font Style, pilih dan klik gaya tampilan huruf yang diinginkan
8) Pada tombol drop_down Size, pilih dan klik ukuran huruf yang diinginkan
9) Pada tombol drop_down Underline, pilih dan klik bentuk garis bawah yang diinginkan
10) Pada tombol drop_down Color, pilih dan klik box warna huruf yang diinginkan
11) Pada option Effect, pilih dan klik box efek pencetakan yang diinginkan
12) Klik tombol OK
4.2.7. Meratakan tampilan data
Untuk meratakan tampilan data ada dua cara :
Cara pertama:
1) Tempatkan pointer pada sel atau blok range yang masing-masing isinya akan diubah perataannya.
2) Klik salah satu icon Align Left (rata kiri sel) – icon Center (rata tengah) – icon Right (rata kanan sel) pada toolbar formatting
Cara kedua:
1) Tempatkan pointer pada sel atau blok range yang masing-masing isinya akan diubah perataannya.
2) Klik menu Format
4) Klik submenu Cell (Ctrl + 1)
5) Tampil: Dialog box format cell
Gambar 4.4. Kotak dialog Format Cells Alignment
6) Klik tab Alignment
7) Pada Text alignment pilih jenis perataan text baik dibagian Horizontal maupun Vertical.
8) Pada Orientation pilih format tampilan text yang dikehendak (maximal 90 degrees dan minimal -90 degrees).
9) Pada Text control pilih format yang sesuai (Wrap text untuk menampilkan text sesuai dengan lebar kolom, Shrink to fit untuk untuk menyesuaikan ukuran text sesuai dengan lebar kolom, Merge cell untuk menggabungkan beberapa baris maupun kolom)
10) Klik Tombol OK
4.2.8. Memformat data
4.2.8.1. Memformat Data Tanggal (Date)
Terdapat dua cara mengetik data tanggal yaitu :
1) Ketik = DATE (Tahun, Bulan, Tanggal), contoh : 27 April 2005 diketik= DATE(2005,4,27)
2) Ketik Bulan/Tanggal/Tahun atau Bulan-Tanggal-Tahun, contoh : 27 April 2005 diketik 27/4/2005
Data tanggal yang diketik dengan format Bulan/Tanggal/Tahun misalnya 27/4/2005 bisa dirubah dengan tampilan tertentu seperti 27-April-2005, 27 April 2005 dan lain-lain dengan cara:
1) Blok Range yang isinya akan dirubah
2) Klik menu Format
3) Klik Cell
4) Klik tab Number
5) Klik Date
6) Pada kotak Type, Pilih 14-Mar-01
7) Klik OK
Gambar 4.5. Kotak dialog Format Data Tanggal
4.2.8.2 Memformat Tampilan Angka (Number)
Data yang kita ketik kadang perlu diubah tampilannya, misalnya dari angka 5000 menjadi 5,000.00. Cara mengubah tampilan angka adalah sebagai berikut :
1) Blok Range yang isinya akan dirubah
2)
Gambar 4.6 Kotak dialog Format Cells NumberKlik menu Format
3) Klik Cell
4) Klik tab Number
5) Pada kotak Category, Klik Number
6) Pada kotak Decimal places ketik 2
7) Klik Use 1000 Separator (,) untuk menampilkan koma sebagai pemisah ribuan
8) Pada kotak Negative numbers pilih format yang sesuai
9) Klik OK
Cara menampilkan Simbol Rp. di depan angka misalnya Rp. 100.000,00.
1) Blok Range yang akan dirubah
2) Klik menu Format
3) Klik Cell
4) Klik tab Number
5) Pada Category, klik Accounting
6)
Gambar 4.7 Kotak dialog Format Cells AccountingPada kotak Symbol, pilih Rp. Indonesian
7) Klik OK
4.2.9. Mengubah Lebar Kolom dan Tinggi Baris
Cara mengubah lebar kolom :
1) Letakan tanda mouse di salah satu batas kolom misalnya kolom A dan kolom B sampai muncul
2) Drag ke kanan (Width:15.00) untuk melebarkan kolom A
Gambar 4.8a Mengubah lebar kolom menggunakan mouse
Atau dengan cara merubah lebar kolom menggunakan menu:
1) Blok kolom yang akan dirubah
2) Klik menu Format
3) Pilih Column
4) Klik Width….
5) Pada kotak Column Width, ketik misal 20
6) Klik OK
Gambar 4.8b Mengubah lebar kolom menggunakan menu
Gambar 4.8 Mengubah lebar kolom
4.2.10. Mengubah Tinggi Baris
Cara mengubah tinggi baris:
1) Letakan tanda mouse di salah satu batas baris misalnya baris 1 dan baris 2 sampai muncul
2) Drag ke bawah (Height:15.00) untuk melebarkan baris 1
Gambar 4.9a. Mengubah tinggi baris menggunakan Mouse
Atau dengan cara merubah tinggi baris menggunakan menu:
1) Blok baris yang akan dirubah
2)
Gambar 4.9b. Mengubah tinggi baris menggunakan MenuKlik menu Format
3) Pilih Row
4)
Gambar 4.9. Mengubah tinggi barisKlik Height...
5) Pada kotak Row Height, ketik misal 20
6) Klik OK
4.2.11.Membuat garis (border) dan Arsiran/Warna (Shading)
4.2.11.1 Membuat garis pembatas atau bingkai :
1) Tempatkan pointer pada sel atau blok range yang akan diberi garis pembatas atau bingkai
2) Klik menu format
3) klik submenu Cells (Ctrl + 1)
4) Klik tab BorderGambar 4.10 Kotak dialog Format Cells Border
5) Pada option Presets, pilih dan klik salah satu box :
· None, digunakan untuk menghapus seluruh garis pembatasan dan bingkai
· Outline, digunakan untuk membuat bingkai di sekeliling sel atau range
· Inside, digunakan untuk menempatkan garis di bagian dalam range
6) Pada option Border, pilih dan Klik garis pembatas yang diinginkan
7) Pada Line Style, pilih jenis garis yang diinginkan
8) Pada tombol drop_down Color, pilih dan Klik warna garis yang diinginkan
9) Klik tombol OK
4.2.11.2 Membuat Arsiran atau warna
1) Tempatkan pointer pada sel atau blok range yang akan diberi arsiran atau warna
2) Klik menu format
3) klik submenu Cells (Ctrl + 1)
Gambar 4.11. Kotak dialog format cells Patterns
4) Klik tab Patterns
5) Pada option Cell shading, pilih warna yang sesuai
6) Pada option Pattern pilih jenis pola yang sesuai (dikotak Sample tampil sesuai dengan Patterns yang dipilih)
7) Klik OK
4.2.12. Menyalin, menempel dan memindah data
4.2.12.1. Menyalin dan Menempel Data
Misalkan isi cell B2 akan disalin ke cell E2:
1) Pindahkan pointer ke cell B2
2) Klik menu edit, pilih copy (Ctrl + C) atau klik di toolbars standard.
3) Pindahkan pointer ke cell E2.
4) Klik menu edit, pilih paste (Ctrl + V) atau klik di toolbars standard
4.2.12.2. Memindahkan Data
Misalkan isi cell B2 akan dipindahkan ke cell E2:
1) Pindahkan pointer ke cell B2
2) Klik menu edit, pilih cut (Ctrl + X). atau klik di toolbars standard
3) Pindahkan pointer ke cell E2.
4) Klik menu edit, pilih paste (Ctrl + V) atau klik di toolbars standard
4.2.13. Membuat Angka Urut
Di dalam pengetikan angka urut misalnya 1 sampai dengan 10, sering kita mengetik angka-angka tersebut secara manual. Hal semacam ini kurang efektif karena membutuhkan waktu yang lama dan kemungkinan akan terjadi kesalahan ketik.
Cara membuat angka urut secara cepat yaitu :
1) Klik cell A1
2) Ketik angka 1 (tekan enter 1x)
3) Ketik angka 2 (tekan enter 1x)
4) Blok cell A1 sampai cell A2
5) Letakan pointer di Fill handle (pojok kanan bawah) sampai muncul tanda +
6) Drag ke bawah sampai baris ke 10
Proses Block
Hasil
Gambar 4.12 Membuat Angka Urut
4.2.14. Menggunakan rumus dan fungsi
4.2.14.1. Menggunakan Rumus
Rumus merupakan instruksi metematika yang dimasukkan ke suatu cell pada lembar kerja. Rumus akan membawa instruksi untuk melakukan proses perhitungan tertentu.
Lembar sebar dapat melakukan proses perhitungan dengan menggunakan operator hitung sebagai berikut :
Tombol
Nama Tombol
Keterangan Fungsi
+
Tanda plus
Penjumlahan
-
Tanda minus
Pengurangan
*
Tanda asterisk
Perkalian
/
Tanda solidus atau slash
Pembagian
^
Tanda circumflex accent
Perpangkatan
Proses perhitungan akan dilakukan sesuai dengan derajat urutan operator sebagai berikut:
Proses Pertama ^
Proses Kedua * atau /
Proses Ketiga + atau –
Rumus yang diapit dengan tanda kurung () akan diproses terlebih dahulu. Menulis Rumus selalu diawali dengan lambang sama dengan (=) .
4.2.14.2. Mengunakan Fungsi
Ada beberapa fungsi yang sering di gunakan pada saat bekerja dengan lembar sebar, yaitu
COUNT : Menghitung banyak data dalam suatu range
AVERAGE : Menghitung nilai rata – rata data dalam suatu range
MAX : Menghitung nilai tertinggi data dalam suatu range
SUM : Menghitung penjumlahan data dalam suatu range
MIN : Menghitung nilai terendah data dalam suatu range
ROUND : Membulatkan data
5.2. Mencetak Buku Kerja
5.2.1. Mengubah ukuran kertas
1) Klik menu file
2) Klik page setup
3) Maka akan keluar kotak dialog page setup seperti gambar dibawah ini:
Klik kotak paper size kemudian pilihlah ukuran kertas yang dikehendaki
4) Klik ok
Gambar 5.1. Kotak dialog Page Setup
5.2.2. Menentukan Area Pencetakan
Setelah melakukan editing terhadap dokumen langkah berikutnya ada menentukan area yang akan di cetak ke printer, dengan cara berikut :
1) Blok Range yang mau di cetak
2) Klik menu File
3) Pilih Print Area
4) Klik Set print area
Range yang di blok akan dikelilingi garis putus-putus. Untuk melihat tampilan print area dengan cara :
1) Klik menu File
2)
Gambar 5.2. Menentukan Area PencetakanKlik Print Preview
5.2.3. Mencetak Dokumen
1) Buka dokumen yang akan dicetak
2) Hidupkan printer dan masukkan kertas
3) Klik menu File pilih Print (Ctrp + P)
Gambar 5.3. Kotak dialog Print
4) Maka akan keluar kotak dialog Print
5) Pada kotak Name, pilih nama printer yang digunakan.
6) Tombol Properties , untuk menentukan posisi kertas hasil pencetakan. Lembar sebar menyediakan dua buah arah pencetakan yaitu Portrait pencetakan dengan arah kertas tegak (vertical) dan Landscape pencetakan dengan arah kertas tidur (horisontal)
7) Pilihan Print range :
All : mencetak semua halaman pada file
Page (s) From : to : : mencetak halaman tertentu
8) Option Print what ;
a) Selection : mencetak range yang di blok
b) Active sheet (s) : mencetak seluruh isi sheet aktif.
c) Entire Workbook : mencetak seluruh sheet dibuku kerja.
9) Copies
Number of copies : untuk menentukan jumlah copy halaman yang dicetak, misal pilih 2, maka setiap halaman akan dicetak masing-masing dua kali.
10) Tombol Preview, jika ditekan akan mempelihatkan posisi teks hasil cetakan
11) Jika pilihan sudah diatur sesuai keinginan, tekan OK, maka naskah yang ada di layar akan dicetak ke printer.
Untuk mencetak secara langsung tanpa menampilkan kotak dialog print dengan meng-klik pada toolbars standard.
Kamis, 04 September 2008
Langganan:
Postingan (Atom)
.gif)